Para que os documentos públicos (não os privados) sejam válidos no estrangeiro, é necessário legalizá-los, certificando assim a sua autenticidade. As entidades emissoras de documentos públicos incluem normalmente Ministérios, Conservatórias, Tribunais, Escolas, Notários, Câmaras de Comércio e Indústria, entre outros. Os documentos emitidos por funcionários diplomáticos ou consulares não necessitam de apostila para efeitos de autenticação.
Quando um documento público é originário de um país membro da Convenção de Haia relativa à Supressão da Exigência de Legalização dos Documentos Públicos Estrangeiros (a lista de membros pode ser consultada aqui), é necessário seja apostilado quando apresentado noutro país membro. A apostila confirma que as autoridades competentes do país emissor reconheceram e certificaram a assinatura e a autoridade da pessoa que assina o documento. Nalguns casos, o país de destino pode também exigir uma versão traduzida do documento, que também deve ser apostilada se for preparada no estrangeiro.
Para os documentos emitidos em países não membros da Convenção de Haia, o processo de autenticação implica, em primeiro lugar, a obtenção de uma certificação da autoridade competente nacional, seguida de validação pelo consulado do país onde vai ser apresentado e que tenha jurisdição sobre o país onde o documento teve origem.
Eis alguns exemplos para maior clareza:
1 – Um documento civil, como uma certidão de nascimento ou de casamento, emitido nos EUA, necessita de uma apostila do Governador desse estado, que é a autoridade competente para legalizar documentos a nível estadual. No entanto, um documento emitido a nível federal (por exemplo, um registo criminal emitido pelo FBI) necessitará de uma apostila do Departamento de Estado.
2 – Um documento emitido num Estado Terceiro, como o Sri Lanka, deve ser autenticado pelo Consulado de Portugal na Índia, que tem jurisdição sobre o Sri Lanka, onde não há consulado português. No entanto, uma vez que é originário do Sri Lanka, deve ser autenticado primeiro pelo Alto Comissariado do Sri Lanka em Nova Deli antes de ser apresentado ao Consulado Português.
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